In Österreich gilt bereits seit dem 1. Jänner 2016 die Bonpflicht – offiziell als Belegerteilungsverpflichtung bekannt. Auch wenn die Regelung schon länger besteht, gibt es nach wie vor viele Unsicherheiten in der Praxis. Besonders für kleine Betriebe oder neu gegründete Unternehmen kann es herausfordernd sein, alle Anforderungen korrekt umzusetzen. In diesem Artikel erfährst du, was du zur Bonpflicht in Österreich wissen musst – und wie du deine Registrierkassa gesetzeskonform und effizient einsetzen kannst.
Inhaltsverzeichnis
- Was hinter der Belegerteilungsverpflichtung steckt
- Für wen gilt die Bonpflicht?
- Das muss auf den Kassenbon
- Papier oder eBon? Deine Optionen im Überblick
- Tipps für die einfache Umsetzung im Alltag
- Bonpflicht Änderungen 2025: Das musst du jetzt wissen
- Kassandro: Dein Partner für digitale Belegpflicht
- Kurz zusammengefasst: Alles im Griff mit dem richtigen Kassensystem
Was hinter der Belegerteilungsverpflichtung steckt
Die Bonpflicht – in Österreich offiziell Belegerteilungsverpflichtung genannt – verpflichtet Unternehmen dazu, bei jedem Barumsatz einen Beleg zu erstellen und dem Kunden zu übergeben. Diese Regelung ist seit dem 1. Jänner 2016 in Kraft und Teil der Registrierkassenpflicht, mit der das Ziel verfolgt wird, Manipulationen bei Barumsätzen zu verhindern und die Steuerehrlichkeit zu erhöhen.
Konkret heißt das: Sobald du mit deinem Unternehmen Barzahlungen oder vergleichbare Zahlungen (z. B. mit Bankomatkarte direkt vor Ort) entgegennimmst, bist du verpflichtet, einen Beleg auszustellen. Dieser muss dem Kunden übergeben werden – und der Kunde ist verpflichtet, ihn mitzunehmen. Die Verpflichtung gilt unabhängig davon, ob eine Registrierkassa verwendet wird oder nicht.
Die Registrierkassenpflicht greift zusätzlich, sobald dein Unternehmen mehr als 15.000 Euro Jahresumsatz erzielt und mehr als 7.500 Euro davon bar eingenommen werden. Dann musst du deine Kassa mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE bzw. Signaturerstellungseinheit) ausstatten. Unternehmen, die diese Grenzen nicht überschreiten, sind nicht zur Verwendung einer elektronischen Registrierkassa verpflichtet, sehr wohl aber zur Belegerteilung.
Für wen gilt die Bonpflicht?
Die Belegerteilungsverpflichtung gilt in Österreich grundsätzlich für alle Unternehmer, die Barzahlungen oder gleichgestellte Zahlungen (z. B. mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort) entgegennehmen – ganz gleich, ob sie eine Registrierkassa nutzen oder nicht. Besonders relevant ist die Regelung für Bargeld-intensive Branchen wie den Einzelhandel, die Gastronomie, Friseurbetriebe, Kosmetikstudios, Bäckereien und mobile Dienstleister.
Wer zusätzlich zur Belegerteilung auch zur Verwendung einer Registrierkassa verpflichtet ist, hängt von zwei Umsatzgrenzen ab: Übersteigen der Jahresumsatz 15.000 Euro und machen Barumsätze mehr als 7.500 Euro jährlich aus, muss eine manipulationssichere Registrierkassa mit technischer Sicherheitseinrichtung verwendet werden.
Ausnahmen bestehen nur in wenigen Fällen, etwa bei Umsätzen im Freien (z. B. auf Märkten) unter 30.000 Euro jährlich oder bei bestimmten Automaten. Wer keine Registrierkassa benötigt, muss dennoch lückenlos dokumentieren, dass er die Voraussetzungen für eine Ausnahme erfüllt.
Die Finanzverwaltung darf im Rahmen von Nachschauen und Kontrollen jederzeit prüfen, ob die Belegpflicht eingehalten und – sofern relevant – eine Registrierkassa ordnungsgemäß verwendet wird. Auch unangekündigte Kontrollen sind dabei möglich. Umso wichtiger ist es, dass Kassenbelege korrekt ausgestellt und alle Unterlagen griffbereit sind.
Das muss auf den Kassenbon
Es ist gesetzlich genau geregelt, welche Angaben ein Kassenbeleg enthalten muss, damit er den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die rechtliche Grundlage dafür bildet die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Ziel ist es, Geschäftsvorfälle transparent und fälschungssicher zu dokumentieren – vor allem bei Barumsätzen.
Folgende Angaben müssen auf einem Beleg, der mit einer signaturpflichtigen Registrierkassa erstellt wird, enthalten sein:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Datum und Uhrzeit des Vorgangs
- Bezeichnung und Menge der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
Entgelt und Umsatzsteuerbetrag, getrennt nach Steuersätzen - Verwendeter Steuersatz (z. B. 20 % oder 10 %)
- Gesamtbetrag der Transaktion
- Kassenidentifikationsnummer
- Belegnummer
- Maschinenlesbarer Code (z. B. QR-Code) mit der Signatur und dem Signaturzähler
- Kennzeichnung, ob der Beleg aus einer Registrierkassa stammt, die der RKSV unterliegt
Damit diese Daten korrekt und rechtssicher auf dem Beleg erscheinen, muss die verwendete Registrierkassa mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (Signatur- oder Siegelerstellungseinheit) ausgestattet sein. Diese stellt sicher, dass jeder einzelne Beleg eine fälschungssichere Signatur erhält und nachträgliche Änderungen erkennbar sind.
Ein korrekter Kassenbon kann beispielsweise so aussehen:
Auch wenn viele Kunden den Beleg nicht mitnehmen, muss er rechtlich korrekt erstellt und übergeben werden. Eine automatisierte Bon-Erstellung ohne Übergabe genügt den Vorschriften nicht – außer bei expliziten Ausnahmen laut Barumsatzverordnung.
Papier oder eBon? Deine Optionen im Überblick
Generell gilt: Der Beleg muss dem Kunden übergeben werden – ob in Papierform oder elektronisch, ist grundsätzlich freigestellt. Die Belegerteilungsverpflichtung schreibt lediglich vor, dass bei jedem Barumsatz ein Beleg ausgestellt und übergeben wird. Die Form ist dabei nicht festgelegt, solange die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Gerade moderne Registrierkassensysteme ermöglichen es, digitale Bons (sogenannte eBons) über QR-Code, E-Mail oder App bereitzustellen. Damit diese zulässig sind, müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein: Vor allem ist eine aktive Zustimmung des Kunden erforderlich – ein automatischer eBon ohne Einwilligung ist nicht erlaubt. Zudem müssen sowohl die Kassa als auch das Kunden-Endgerät technisch in der Lage sein, den Beleg korrekt zu verarbeiten und darzustellen.
Ein eBon bringt viele Vorteile mit sich: Du sparst Papier, Kosten und Platz – und leistest gleichzeitig einen Beitrag zum Umweltschutz. Außerdem erleichtert der digitale Bon die Archivierung für Kund:innen und kann Abläufe an der Kassa beschleunigen. Dennoch solltest du berücksichtigen, dass nicht jeder Kunde ein Smartphone nutzt oder eine digitale Lösung bevorzugt. Deshalb bleibt der Papierbon für viele Unternehmen weiterhin die Standardlösung.
Empfehlenswert ist es, beide Varianten anzubieten – so erfüllst du nicht nur die rechtlichen Anforderungen, sondern gibst deiner Kundschaft die Wahl.
Tipps für die einfache Umsetzung im Alltag
Die Bonpflicht, also die Belegerteilung bei Barumsätzen, muss kein bürokratisches Hindernis sein. Mit einem gut abgestimmten System und klaren Abläufen lässt sie sich problemlos in den Geschäftsalltag integrieren. Wichtig ist zunächst, dass du, sofern du zur Registrierkassapflicht zählst, eine ordnungsgemäß eingerichtete Registrierkassa mit Signatur verwendest. Diese muss regelmäßig gewartet, aktualisiert und korrekt konfiguriert sein – inklusive Signaturerstellungseinheit und maschinenlesbarem Code auf dem Beleg.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Schulung deiner Mitarbeitenden. Sie sollten nicht nur die Technik sicher beherrschen, sondern auch wissen, wie sie die Belegausgabe freundlich und klar kommunizieren – besonders in Situationen, in denen Kunden den Bon nicht aktiv verlangen. Gute Kommunikation schafft Verständnis und Akzeptanz.
Besonders effizient wird der Umgang mit der Bonpflicht, wenn du auf moderne Kassensoftware mit Automatisierungsfunktionen setzt, etwa für die revisionssichere Belegarchivierung oder den Versand digitaler Bons per E-Mail. So erfüllst du nicht nur alle gesetzlichen Vorgaben, sondern sparst auch Zeit und Papier. Wer frühzeitig auf digitale Lösungen setzt, sorgt für reibungslose Abläufe, heute und in Zukunft.
Bonpflicht Änderungen 2025: Das musst du jetzt wissen
In Österreich wurde im Frühjahr 2025 eine wichtige Änderung der Belegerteilungsverpflichtung angekündigt: Bei Barumsätzen bis 35 Euro soll künftig keine Belegausgabe mehr verpflichtend sein – zumindest nicht mehr automatisch durch das Unternehmen. Diese Neuerung soll im Laufe des Jahres 2025 in Kraft treten und bedeutet eine spürbare Entlastung im Geschäftsalltag, besonders für kleine Betriebe mit hohem Kundenaufkommen und geringem Durchschnittsbon.
Wichtig: Die Abschaffung der Pflicht zur aktiven Belegausgabe gilt nur für Barumsätze unter 35 Euro – darüber hinaus bleibt alles wie gehabt. Unternehmen sollten sich dennoch rechtzeitig auf diese Änderung einstellen: Kassensoftware und Einstellungen in der Registrierkassa müssen ggf. angepasst werden, damit die Bonerstellung bei Kleinbeträgen deaktiviert oder als Option wählbar ist.
Zugleich ist nicht auszuschließen, dass in den kommenden Jahren weitere Erleichterungen oder Anpassungen folgen – etwa in Bezug auf digitale Belege, vereinfachte Archivierung oder branchenspezifische Sonderregelungen. Auch in Österreich steht die Effizienz und Praxistauglichkeit der Bonpflicht regelmäßig zur Diskussion. Wer heute schon auf ein flexibles, updatefähiges Kassensystem setzt, ist auf kommende Änderungen gut vorbereitet – und kann schnell und gesetzeskonform reagieren.
Kassandro: Dein Partner für digitale Belegpflicht
Wenn du auf der sicheren Seite sein willst, brauchst du ein Kassensystem, das die gesetzlichen Anforderungen in Österreich zuverlässig erfüllt. Genau das bietet dir Kassandro. Die cloudbasierte Lösung wurde speziell für moderne Betriebe entwickelt und ist vollständig rechtskonform gemäß der RKSV. Alle Kassandro-Systeme verfügen über eine integrierte Signaturerstellungseinheit, unterstützen die Belegerteilungsverpflichtung und lassen sich flexibel stationär oder mobil einsetzen – perfekt für Einzelhandel, Gastronomie, Kosmetikbetriebe oder mobile Dienstleister.
Mit Kassandro entscheidest du dich nicht nur für ein benutzerfreundliches und anpassbares System, sondern auch für einen verlässlichen Partner: kostenloser Support, automatische Updates und Funktionen wie digitale Bons erleichtern dir die gesetzeskonforme Umsetzung der Bonpflicht – und sparen dabei noch Zeit und Ressourcen.
Du bist dir nicht sicher, ob deine aktuelle Registrierkassa alle Anforderungen erfüllt oder fit für kommende Änderungen ist? Dann sprich mit uns – wir beraten dich gerne und finden gemeinsam die passende Lösung für deinen Betrieb.
Kurz zusammengefasst: Alles im Griff mit dem richtigen Kassensystem
Die Bonpflicht wirkt auf den ersten Blick vielleicht wie eine zusätzliche bürokratische Belastung. Doch mit dem richtigen Kassensystem und dem nötigen Know-how lässt sie sich unkompliziert und effizient in den Geschäftsalltag integrieren. Wichtig ist, dass deine Registrierkassa über eine Signaturerstellungseinheit verfügt, alle Pflichtangaben gemäß RKSV korrekt auf dem Beleg abbildet und sowohl Papier- als auch digitale Bons erstellen kann.
Gerade mit digitalen Lösungen kannst du nicht nur gesetzeskonform arbeiten, sondern auch nachhaltiger und wirtschaftlicher handeln. Betriebe, die frühzeitig auf moderne Kassentechnologie und klare Prozesse setzen, vermeiden Fehler, sparen Zeit und stärken das Vertrauen ihrer Kunden.
Kurz gesagt: Die Belegerteilungspflicht ist keine Bürde, sondern eine Chance zur Professionalisierung. Wer jetzt aktiv wird und auf ein zukunftssicheres System wie Kassandro umstellt, ist bestens auf kommende Anforderungen vorbereitet – und kann die Vorteile einer digitalen Registrierkassa voll ausschöpfen.
