Plötzlich steht eine Prüferin oder ein Prüfer vom Finanzamt im Geschäft – ohne Vorankündigung, mitten im laufenden Betrieb. Was nach einem Ausnahmefall klingt, ist seit einigen Jahren gängige Praxis: die Kassennachschau. Sie dient dazu, die ordnungsgemäße Verwendung der Registrierkassa zu überprüfen und Manipulationen bei Barumsätzen zu verhindern.
In diesem Beitrag erfährst du, was genau hinter der Kassennachschau in Österreich steckt, welche Betriebe betroffen sind, wie die Kontrolle abläuft – und vor allem, wie du dich bestmöglich darauf vorbereiten kannst. Denn mit dem richtigen Wissen und einer gesetzeskonformen Kassenlösung brauchst du auch unangekündigte Prüfungen nicht zu fürchten.
Was ist die Kassennachschau?
Die Kassennachschau ist ein Prüfungsinstrument der österreichischen Finanzverwaltung, das im Rahmen von § 114 der Bundesabgabenordnung (BAO) durchgeführt werden kann. Sie erlaubt es dem Finanzamt, während der üblichen Geschäftszeiten ohne Vorankündigung Geschäftsräume zu betreten und die ordnungsgemäße Verwendung der Registrierkassa zu kontrollieren.
Ziel dieser Maßnahme ist es, Manipulationen bei Barumsätzen rechtzeitig aufzudecken und Steuerhinterziehung durch fehlerhafte oder unvollständige Aufzeichnungen zu verhindern. Besonders im Fokus stehen Unternehmen mit hohem Barzahlungsanteil, da hier das Risiko für Unregelmäßigkeiten besonders groß ist.
Die Kassennachschau ermöglicht es der Abgabenbehörde, sich direkt vor Ort ein Bild von der Kassenführung zu machen – ohne Voranmeldung, aber mit weitreichenden Einsichtsrechten. Dabei kann unter anderem auch ein Nullbeleg verlangt oder das Datenerfassungsprotokoll (DEP) geprüft werden.
So läuft eine Kassennachschau ab
Die Kassennachschau erfolgt in der Regel unangekündigt: Eine Prüferin oder ein Prüfer des Finanzamts erscheint während der normalen Geschäftszeiten im Betrieb – ohne Vorwarnung oder Termin. Wichtig dabei: Die Prüfperson muss sich vor Beginn der Kontrolle mit einem amtlichen Ausweis ausweisen.
Nach der Legitimation beginnt die Kassennachschau unmittelbar. Das Finanzamt kontrolliert dabei, ob die Registrierkassa ordnungsgemäß verwendet wird und alle gesetzlichen Vorschriften – insbesondere laut RKSV – eingehalten werden. Dazu kann die Prüferin oder der Prüfer einen sogenannten Nullbeleg anfordern, um die Funktion der Signaturerstellungseinheit zu überprüfen. Ebenso kann das Datenerfassungsprotokoll (DEP) ausgelesen und auf Manipulationssicherheit sowie Vollständigkeit geprüft werden.
Auch die Belegerteilungspflicht und die Registrierung der Kassa über FinanzOnline stehen im Fokus. Werden bei der Kontrolle gravierende Mängel festgestellt oder besteht der Verdacht auf systematische Verstöße, kann die Kassennachschau nahtlos in eine umfassendere Außenprüfung übergehen. Die Maßnahme ist also alles andere als harmlos – sie ist ein wirkungsvolles Werkzeug zur Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten im Barzahlungsverkehr.
Wen betrifft die Kassennachschau?
Grundsätzlich kann jedes Unternehmen mit Barumsätzen von einer Kassennachschau betroffen sein. Besonders im Fokus stehen Betriebe mit hohem Bargeldanteil – etwa der Einzelhandel, Gastronomiebetriebe, Friseurstudios, Apotheken und zahlreiche andere Dienstleister:innen, bei denen Barzahlungen zum Tagesgeschäft gehören.
Dabei ist es unerheblich, welches Kassensystem im Einsatz ist. Ob moderne PC-Kassa, klassische Registrierkassa oder cloudbasierte Lösung – alle Varianten müssen den Anforderungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) entsprechen. Auch wenn für bestimmte Betriebe keine Verpflichtung zur Verwendung einer Registrierkassa besteht, gilt: Wer Barumsätze verbucht, muss diese lückenlos dokumentieren. Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist in jedem Fall Pflicht – denn bei einer Kontrolle zählen Genauigkeit, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit.
Deine Pflichten als Unternehmer
Um bei einer Kassennachschau nicht in Erklärungsnot zu geraten, solltest du folgende Pflichten unbedingt kennen – und konsequent erfüllen:
Ordnungsgemäße Kassenführung
Alle Barumsätze müssen vollständig, zeitnah und manipulationssicher erfasst werden. Die Kassenführung ist so zu gestalten, dass sie für Außenstehende – wie etwa Prüfer des Finanzamts – jederzeit nachvollziehbar und überprüfbar ist. Das bedeutet: keine nachträglichen Änderungen, keine Lücken in den Aufzeichnungen und eine klare Struktur bei der Erfassung. Fehlerhafte Kassenaufzeichnungen oder fehlende Belege können schnell zu empfindlichen Strafen führen.
Sicherheitseinrichtung laut RKSV
Seit dem 1. April 2017 müssen Registrierkassen in Österreich mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein, wie es die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) vorschreibt. Diese besteht unter anderem aus einer Signaturerstellungseinheit und dem Datenerfassungsprotokoll (DEP), das sämtliche Barumsätze chronologisch dokumentiert. Die Signatur verhindert nachträgliche Manipulationen und ist gesetzlich verpflichtend – eine Kassa ohne gültige Signatur gilt als nicht ordnungsgemäß.
Belegerteilungspflicht und Dokumentation
Für jeden Barumsatz musst du deinen Kunden einen Beleg ausstellen – unabhängig davon, ob dieser angenommen wird oder nicht. Die sogenannte Belegerteilungspflicht ist fixer Bestandteil der RKSV und wird im Rahmen der Kassennachschau aktiv kontrolliert. Zusätzlich musst du die Registrierkassa über FinanzOnline registrieren und eine vollständige Dokumentation über deren Einsatz und Funktionsweise bereithalten. Diese Unterlagen müssen im Fall einer Nachschau jederzeit griffbereit sein.
Werden bei einer Kassennachschau Mängel festgestellt – sei es durch fehlende Belege, unvollständige DEP-Daten oder eine nicht ordnungsgemäß registrierte Registrierkassa –, kann das unangenehme Folgen haben. Bereits formale Fehler wie das Fehlen eines Nullbelegs oder einer vollständigen Dokumentation zur Kassenführung können dazu führen, dass das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit infrage stellt. In solchen Fällen ist eine Schätzung der Umsätze durch die Behörde möglich – was in der Praxis oft zu deutlich höheren Steuerforderungen führt.
Je nach Art und Schwere des Verstoßes drohen zusätzlich finanzstrafrechtliche Konsequenzen. Bei Verdacht auf vorsätzliche Manipulation oder systematische Verstöße kann ein Steuerstrafverfahren eingeleitet werden. Häufige Fehlerquellen sind etwa eine fehlerhafte oder nicht registrierte Signaturerstellungseinheit, fehlende Einträge im Datenerfassungsprotokoll oder eine mangelhafte Belegerteilung.
Daher gilt: Wer sich rechtzeitig mit den Anforderungen der RKSV auseinandersetzt, die Kassa regelmäßig überprüft und die Dokumentation in Schuss hält, schützt sich nicht nur vor Sanktionen – sondern zeigt auch gegenüber dem Finanzamt, dass im Betrieb korrekt und transparent gearbeitet wird.
So bereitest du dich optimal auf eine Kassennachschau vor
Eine Kassennachschau kommt meist unerwartet. Umso wichtiger ist es, gut vorbereitet zu sein. Der erste Schritt: Informiere dein Team darüber, wie im Fall einer Prüfung vorzugehen ist. Mitarbeitende sollten wissen, wie sie auf den Besuch einer Prüferin oder eines Prüfers reagieren, welche Unterlagen bereitzuhalten sind und wer im Unternehmen als Ansprechperson fungiert.
Ebenso entscheidend ist die regelmäßige Kontrolle der eigenen Kassenführung. Führe in regelmäßigen Abständen interne Kassenstürze durch, überprüfe die lückenlose Belegerstellung und vergleiche die Kassendaten mit den Barbeständen. So erkennst du mögliche Unstimmigkeiten frühzeitig.
Auch deine Kassensoftware beziehungsweise dein Kassensystem sollte stets aktuell und gesetzeskonform sein. Achte darauf, dass alle Komponenten der Sicherheitseinrichtung gemäß RKSV – insbesondere die Signaturerstellungseinheit und das Datenerfassungsprotokoll (DEP) – ordnungsgemäß funktionieren. Hilfreich sind dabei Checklisten, mit denen du sicherstellst, dass alle Prüfpunkte erfüllt sind. Und ganz wichtig: Halte deine Dokumentation griffbereit – sie muss den tatsächlichen Einsatz der Registrierkassa vollständig und korrekt abbilden.
Fazit: Keine Angst vor der Kassennachschau
Die Bonpflicht wirkt auf den ersten Blick vielleicht wie eine zusätzliche bürokratische Belastung. Doch mit dem richtigen Kassensystem und dem nötigen Know-how lässt sie sich unkompliziert und effizient in den Geschäftsalltag integrieren. Wichtig ist, dass deine Registrierkassa über eine Signaturerstellungseinheit verfügt, alle Pflichtangaben gemäß RKSV korrekt auf dem Beleg abbildet und sowohl Papier- als auch digitale Bons erstellen kann.
Gerade mit digitalen Lösungen kannst du nicht nur gesetzeskonform arbeiten, sondern auch nachhaltiger und wirtschaftlicher handeln. Betriebe, die frühzeitig auf moderne Kassentechnologie und klare Prozesse setzen, vermeiden Fehler, sparen Zeit und stärken das Vertrauen ihrer Kunden.
Kurz gesagt: Die Belegerteilungspflicht ist keine Bürde, sondern eine Chance zur Professionalisierung. Wer jetzt aktiv wird und auf ein zukunftssicheres System wie Kassandro umstellt, ist bestens auf kommende Anforderungen vorbereitet – und kann die Vorteile einer digitalen Registrierkassa voll ausschöpfen.
