Steuerliche Regelungen für Kleinunter­nehmen: Einfach erklärt

Was ist die Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG)?

Die Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 des österreichischen Umsatzsteuergesetzes (UStG) ermöglicht es dir als Unternehmer, unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuerpflicht befreit zu sein. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Umsatzgrenze von 55.000 € brutto pro Jahr. Das bedeutet, dass du bis zu diesem Betrag keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt abführen musst.

Wichtige Punkte zur Kleinunternehmerregelung:

• Umsatzgrenze: Die Grenze von 55.000 € bezieht sich auf den gesamten Jahresumsatz. Es handelt sich um eine Bruttogrenze, das heißt, es ist keine fiktive Umsatzsteuer herauszurechnen.
• Toleranzregelung: Solltest du die Umsatzgrenze um nicht mehr als 10 % (also bis zu 60.500 €) überschreiten, kannst du im laufenden Jahr weiterhin die Steuerbefreiung in Anspruch nehmen. Bei einer Überschreitung von mehr als 10 % entfällt die Befreiung für den überschreitenden Betrag und alle nachfolgenden Umsätze.
• Option zur Regelbesteuerung: Du hast die Möglichkeit, freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten und zur Regelbesteuerung zu optieren. Dies ermöglicht dir den Vorsteuerabzug, bindet dich jedoch für mindestens fünf Jahre an diese Entscheidung.

Diese Regelung ist besonders vorteilhaft, wenn du hauptsächlich Privatkunden bedienst und geringe Betriebsausgaben hast. Beachte jedoch, dass du bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung keinen Vorsteuerabzug geltend machen kannst. Es ist daher wichtig, deine individuelle Situation sorgfältig zu analysieren und gegebenenfalls steuerlichen Rat einzuholen, um die für dein Unternehmen optimale Entscheidung zu treffen.

Umsatzsteuer für Kleinunternehmen

Als Kleinunternehmer in Österreich profitierst du grundsätzlich von einer Befreiung von der Umsatzsteuer. Dennoch solltest du einige Besonderheiten bei der Rechnungslegung beachten. So bist du verpflichtet, auf jeder Rechnung einen deutlichen Hinweis auf deine Steuerbefreiung anzubringen.

Beispielsweise kannst du dazu folgenden Satz verwenden: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine neue jährliche Umsatzgrenze von 55.000 €. Wichtig dabei: Überschreitest du diese Grenze geringfügig – um bis zu 10 %, also maximal 60.500 € –, kannst du die Steuerbefreiung bis Jahresende weiterhin nutzen. Erst ab dem Folgejahr wirst du dann zur Umsatzsteuerpflicht verpflichtet. Übersteigst du jedoch diese Toleranzgrenze von 10 %, tritt die Umsatzsteuerpflicht sofort ein – und zwar bereits für den Umsatz, der die Grenze überschreitet, sowie alle weiteren Umsätze in diesem Jahr.

Zudem kannst du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und dich für die Regelbesteuerung entscheiden. Dadurch bist du berechtigt, gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückzuholen. Diese Entscheidung solltest du aber gut überlegen, denn sie bindet dich für mindestens fünf Jahre.

Achte stets darauf, deine Umsätze sorgfältig zu beobachten und deine Rechnungen korrekt auszustellen, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.

Einkommensteuer für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer in Österreich bist du zwar von der Umsatzsteuer befreit, nicht aber von der Einkommensteuer. Diese richtet sich nach deinem jährlichen Gewinn, also deinen Betriebseinnahmen abzüglich aller Betriebsausgaben. Für die Einkommensteuer gilt in Österreich ein Steuerfreibetrag, der aktuell (2025) bei 13.308 € jährlich liegt. Bleibt dein Gewinn darunter, fällt keine Einkommensteuer an. Übersteigt dein Gewinn diesen Betrag, kommt ein progressiver Einkommensteuertarif zur Anwendung: Je höher dein Einkommen, desto höher dein Steuersatz. Jedes Jahr bist du verpflichtet, deine Einkommensteuererklärung beim Finanzamt einzureichen. Dafür gilt regulär eine Frist bis zum 30. Juni des Folgejahres in Papierform bzw. bis 30. September des Folgejahres bei elektronischer Einreichung via FinanzOnline. Wenn du dich von einem Steuerberater vertreten lässt, kannst du diese Frist sogar bis ins Frühjahr des übernächsten Jahres verlängern. Dokumentiere deshalb alle Einnahmen und Ausgaben genau und regelmäßig – so erledigst du deine Steuererklärung pünktlich und stressfrei.

Kommunalsteuer: Wer muss zahlen und wer nicht?

In Österreich gibt es keine Gewerbesteuer wie etwa in Deutschland, sondern stattdessen die sogenannte Kommunalsteuer, eine Abgabe, die von den Gemeinden eingehoben wird. Diese betrifft dich jedoch nur dann, wenn du Mitarbeiter beschäftigst und ihnen regelmäßig Löhne oder Gehälter auszahlst. Führst du dein Unternehmen hingegen alleine und hast keine Angestellten, bist du von dieser Steuerpflicht vollständig befreit. Falls du aber Mitarbeiter beschäftigst, beträgt die Kommunalsteuer aktuell 3 % der Summe aller ausgezahlten Arbeitslöhne. Hierbei solltest du beachten, dass es eine Freigrenze gibt: Liegt die monatliche Bemessungsgrundlage (also die Summe der Bruttolöhne) nicht über 1.460 €, kannst du einen Freibetrag von 1.095 € geltend machen. Überschreitest du jedoch diese Freigrenze, wird die Kommunalsteuer auf den gesamten Betrag fällig. Als Unternehmer bist du verpflichtet, die Kommunalsteuer monatlich selbst zu berechnen und bis spätestens zum 15. des Folgemonats direkt an deine Gemeinde zu bezahlen. Zusätzlich zur monatlichen Zahlung musst du jährlich bis zum 31. März des Folgejahres eine Kommunalsteuererklärung bei der zuständigen Gemeinde abgeben. Um mögliche Versäumnisse und damit verbundene Nachzahlungen zu vermeiden, solltest du deine Lohnsummen stets sorgfältig dokumentieren und alle Fristen genau im Blick behalten.

Weitere Steuern, die Kleinunternehmer kennen sollten

Als Kleinunternehmer in Österreich bist du zwar von der Umsatzsteuer befreit, dennoch können je nach Art und Umfang deiner Geschäftstätigkeit weitere steuerliche Verpflichtungen auf dich zukommen:

• Lohnsteuer: Sobald du Mitarbeiter beschäftigst, bist du verpflichtet, die Lohnsteuer von deren Gehältern einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Dies erfordert eine ordnungsgemäße Lohnverrechnung und die fristgerechte Übermittlung der entsprechenden Meldungen.​
• Kraftfahrzeugsteuer (Kfz-Steuer): Für bestimmte Fahrzeuge, insbesondere Lastkraftwagen (Lkw) und Sattelzugfahrzeuge, fällt in Österreich eine Kraftfahrzeugsteuer an. Personenkraftwagen (Pkw) und Kombinationskraftwagen sind davon ausgenommen. Wenn du ein solches Fahrzeug für dein Unternehmen nutzt, informiere dich über die anfallenden Steuersätze und Meldepflichten.​
• Verpackungsabgaben: Wenn du Produkte in Verkehr bringst, die verpackt sind, können je nach Art und Menge der Verpackungen Abgaben gemäß der Verpackungsverordnung anfallen. Dies betrifft insbesondere Unternehmen, die Verpackungen erstmals in Österreich in Verkehr setzen. Es ist wichtig, die spezifischen Regelungen zu kennen und gegebenenfalls Meldungen an das zuständige Sammel- und Verwertungssystem zu machen.​

Es empfiehlt sich, frühzeitig zu prüfen, welche dieser Steuern und Abgaben für dein Unternehmen relevant sind. Eine rechtzeitige Auseinandersetzung mit diesen Themen hilft dir, deinen steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen und potenzielle Strafen oder Nachzahlungen zu vermeiden.

Steuerliche Pflichten und wichtige Fristen im Überblick

Als Kleinunternehmer in Österreich ist es entscheidend, deine steuerlichen Pflichten und die damit verbundenen Fristen genau zu kennen:

• Anmeldung beim Finanzamt: Vor Aufnahme deiner Tätigkeit musst du dem Finanzamt den Fragebogen zur Betriebseröffnung übermitteln, um eine Steuernummer zu erhalten.​
• Aufzeichnungspflichten: Du bist verpflichtet, deine Einnahmen und Ausgaben lückenlos zu dokumentieren. Dies kann durch eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfolgen.​
• Aufbewahrungspflicht: Alle steuerrelevanten Unterlagen, wie Rechnungen und Belege, musst du sieben Jahre lang aufbewahren.​
  • Einkommensteuererklärung: Diese ist grundsätzlich bis zum 30. April des Folgejahres in Papierform oder bis zum 30. Juni bei elektronischer Übermittlung über FinanzOnline einzureichen.​
  • Umsatzsteuererklärung: Auch wenn du als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit bist, kann in bestimmten Fällen eine Umsatzsteuererklärung erforderlich sein.Abgabefristen für Steuererklärungen:
• Vorauszahlungen: Abhängig von deiner steuerlichen Situation können vierteljährliche Einkommensteuervorauszahlungen anfallen.​

Durch die Einhaltung dieser Pflichten und Fristen stellst du sicher, dass du deinen steuerlichen Verpflichtungen nachkommst und eventuelle Strafen oder Nachzahlungen vermeidest.

Steuerliche Vorteile und Optimierungsmöglichkeiten

Als Kleinunternehmer in Österreich stehen dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um deine Steuerlast zu minimieren und administrative Prozesse zu vereinfachen. Durch gezielte Nutzung von Pauschalierungen und Freibeträgen kannst du deinen steuerpflichtigen Gewinn reduzieren und den bürokratischen Aufwand verringern.

Nutzung von Pauschalen und Freibeträgen

In Österreich gibt es für Kleinunternehmer die Möglichkeit der Kleinunternehmerpauschalierung. Diese erlaubt es dir, deine Betriebsausgaben pauschal zu ermitteln, was den Vorteil hat, dass du nicht jede einzelne Ausgabe detailliert nachweisen musst. Ab dem Jahr 2025 gilt eine Umsatzgrenze von 55.000 Euro für die Inanspruchnahme dieser Pauschalierung. Dabei kannst du pauschale Betriebsausgaben in Höhe von 45 % des Umsatzes ansetzen; für Dienstleistungsbetriebe beträgt der Satz 20 %. Zusätzlich können bestimmte Ausgaben wie Sozialversicherungsbeiträge und der Gewinnfreibetrag neben der Pauschale abgezogen werden.

Wann der Vorsteuerabzug sinnvoll sein kann

Als Kleinunternehmer bist du von der Umsatzsteuer befreit und daher nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Planst du jedoch größere Investitionen, kann es vorteilhaft sein, freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten und zur Regelbesteuerung zu optieren. Dies ermöglicht es dir, die bei Anschaffungen gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückzuholen. Beachte jedoch, dass diese Entscheidung dich für mindestens fünf Jahre bindet und sorgfältig überlegt sein sollte.

Häufige Fehler vermeiden und Steuerzahlungen optimieren

Ein häufiger Fehler ist das Überschreiten der Umsatzgrenze ohne rechtzeitige Anpassung der steuerlichen Behandlung. Ab 2025 liegt die Grenze bei 55.000 Euro; eine Überschreitung von bis zu 10 % wird toleriert, darüber hinaus entfällt die Steuerbefreiung. Es ist daher essenziell, deine Umsätze regelmäßig zu überwachen. Zudem solltest du darauf achten, dass deine Rechnungen den Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung gemäß der Kleinunternehmerregelung enthalten. Für eine optimale Steuerplanung kann es hilfreich sein, Einnahmen und Ausgaben strategisch zu timen, um den Gewinn in einem steuerlich günstigen Rahmen zu halten. Bei Unsicherheiten empfiehlt es sich, einen Steuerberater zu konsultieren, um individuelle Optimierungspotenziale auszuschöpfen und Fehler zu vermeiden.

Häufige steuerliche Fallstricke und wie du sie vermeidest

Als Kleinunternehmer in Österreich gibt es einige steuerliche Stolperfallen, die zu unerwarteten Nachzahlungen oder Problemen mit dem Finanzamt führen können. Um solche Situationen zu vermeiden, solltest du die folgenden Punkte beachten:​

• Überschreiten der Umsatzgrenze: Ab 2025 liegt die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung bei 55.000 € pro Jahr. Überschreitest du diese Grenze um nicht mehr als 10 %, kannst du die Steuerbefreiung bis Jahresende weiterhin nutzen; ab dem Folgejahr bist du jedoch umsatzsteuerpflichtig. Bei einer Überschreitung von mehr als 10 % entfällt die Befreiung sofort für alle Umsätze ab dem Zeitpunkt der Überschreitung. Daher ist es essenziell, deine Umsätze regelmäßig zu überwachen.
• Fehlerhafte Rechnungsstellung: Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Tust du dies dennoch, bist du verpflichtet, die ausgewiesene Steuer an das Finanzamt abzuführen. Achte darauf, auf jeder Rechnung den Hinweis „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“ anzubringen.
• Unzureichende Buchführung: Auch als Kleinunternehmer bist du verpflichtet, deine Einnahmen und Ausgaben sorgfältig zu dokumentieren. Eine ordentliche Buchführung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern hilft dir auch, den Überblick über deine Finanzen zu behalten und erleichtert die Erstellung der Steuererklärung.​
• Nichtbeachtung von Aufbewahrungspflichten: Alle steuerrelevanten Belege und Unterlagen müssen mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Eine vorzeitige Entsorgung kann bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen.​
• Verspätete Abgabe der Steuererklärung: Die fristgerechte Einreichung deiner Steuererklärung ist unerlässlich, um Säumniszuschläge oder andere Strafen zu vermeiden. Notiere dir die entsprechenden Fristen und plane ausreichend Zeit für die Vorbereitung ein.​
• Unüberlegter Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung: Du kannst freiwillig auf die Steuerbefreiung verzichten und zur Regelbesteuerung optieren. Diese Entscheidung bindet dich jedoch für mindestens fünf Jahre. Überlege daher genau, ob dieser Schritt für dein Geschäftsmodell vorteilhaft ist.
• Vermischung von privaten und geschäftlichen Finanzen: Es ist ratsam, separate Bankkonten für private und geschäftliche Transaktionen zu führen. Dies erleichtert die Buchführung und verhindert mögliche Unklarheiten bei der steuerlichen Erfassung.​
• Nichtnutzung von Freibeträgen und Pauschalen: Informiere dich über mögliche Freibeträge und Pauschalen, die du in Anspruch nehmen kannst, um deine Steuerlast zu reduzieren. Dazu zählen beispielsweise die Kleinunternehmerpauschalierung oder andere spezifische Abzüge.​
• Fehlerhafte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Stelle sicher, dass deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung korrekt und vollständig ist. Fehler in dieser Aufstellung können zu falschen Steuerberechnungen und möglichen Nachzahlungen führen.​

Indem du diese Punkte berücksichtigst und proaktiv handelst, kannst du viele typische Fehler vermeiden und deine steuerlichen Pflichten als Kleinunternehmer in Österreich effizient erfüllen.

Fazit

Als Kleinunternehmer in Österreich profitierst du von wichtigen steuerlichen Erleichterungen wie der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG. Dennoch solltest du die häufigsten Fallstricke kennen und unbedingt vermeiden. Achte besonders darauf, die neue Umsatzgrenze von 55.000 € pro Jahr (ab 2025) nicht unbewusst zu überschreiten und auf deinen Rechnungen immer den korrekten Hinweis auf deine Umsatzsteuerbefreiung anzuführen. Auch eine konsequente Nutzung von Pauschalen und Freibeträgen sowie eine sorgfältige Buchhaltung und rechtzeitige Abgabe deiner Steuererklärungen sorgen dafür, dass du unangenehmen Überraschungen vorbeugst.