Seit einigen Jahren gibt es in Österreich strenge gesetzliche Regelungen für Registrierkassen, um Manipulationen an Umsätzen zu verhindern. Diese Regelungen umfassen die Verpflichtung zur Nutzung manipulationssicherer Registrierkassen mit einer Sicherheitsvorrichtung (Signatur). Die Einführung dieser Vorschriften stellt sicher, dass alle Barumsätze fälschungssicher aufgezeichnet werden und jederzeit prüfbar sind. Das Ziel: mehr Transparenz und eine gerechte Besteuerung.
Für dich bedeutet die Registrierkassenpflicht, dass du nicht nur die richtige Registrierkassa einsetzen, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie die ordnungsgemäße Verwendung und Aufbewahrung von Belegen sicherstellen musst. Wer diese Anforderungen ignoriert, riskiert empfindliche Geldstrafen. In diesem Beitrag erfährst du, was genau hinter der Registrierkassenpflicht steckt, welche Anforderungen sie mit sich bringt und wie du dein Unternehmen konform aufstellst.
Eine Signatur, wie sie in Österreich seit dem 1. April 2017 vorgeschrieben ist, stellt sicher, dass alle Barumsätze manipulationssicher erfasst und unveränderbar gespeichert werden. Sie ist ein zentraler Baustein der Registrierkassenpflicht und dient dazu, Steuerbetrug durch nachträgliche Manipulationen an Kassendaten zu verhindern.
Wie funktioniert eine Signatur?
Die Sicherung von Registrierkassen in Österreich basiert auf einer elektronischen Signatur- und Siegelerstellungseinheit, die folgende Aufgaben erfüllt:
- Sicherheitsmodul – Es sorgt dafür, dass jede Transaktion manipulationssicher protokolliert wird.
- Verkettung von Umsätzen – Alle Barumsätze werden chronologisch miteinander verknüpft, um nachträgliche Änderungen erkennbar zu machen.
- Digitale Signatur – Diese gewährleistet die Unveränderbarkeit der Daten und ihre Authentizität.
Bei jedem Beleg wird eine Signatur erstellt, die diesen eindeutig kennzeichnet. So kann bei Prüfungen durch die Finanzverwaltung nachvollzogen werden, ob alle Barumsätze ordnungsgemäß erfasst wurden.
Gesetzliche Anforderungen für Kassensysteme
Die Registrierkassenpflicht (RKSV) in Österreich betrifft alle Unternehmen, die bestimmte Umsatzgrenzen überschreiten. Ziel ist es, Manipulationen zu verhindern und eine lückenlose Aufzeichnung der Barumsätze sicherzustellen.
Seit dem 1. Januar 2016 müssen Unternehmen in Österreich, die einen Jahresumsatz von mehr als 15.000 Euro erzielen und dabei mehr als 7.500 Euro in Barumsätzen generieren, eine manipulationssichere Registrierkassa verwenden. Die Verpflichtung zur Nutzung einer Signatur gilt seit dem 1. April 2017.
Unternehmen sind verpflichtet, für jeden Barumsatz einen Beleg auszustellen und dem Kunden zu übergeben. Dieser Beleg muss die Signatur der Registrierkassa enthalten, um prüfbar zu sein.
Konsequenzen bei Nichteinhaltung
Wer die gesetzlichen Vorgaben nicht einhält, muss mit empfindlichen Strafen und rechtlichen Konsequenzen rechnen. Die Missachtung dieser Vorschriften stellt eine Finanzordnungswidrigkeit dar und kann mit Geldstrafen von bis zu 5.000 Euro geahndet werden.
Darüber hinaus sind Finanzämter berechtigt, jederzeit unangekündigte Prüfungen durchzuführen. Dabei wird kontrolliert, ob die Registrierkassa manipulationssicher ist und alle Barumsätze ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Bei Verstoß drohen zusätzliche Maßnahmen wie eine Schätzung der Umsätze oder eine umfassende Betriebsprüfung.
Ein manipulationssicheres Kassensystem ist daher nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wirksamer Schutz vor rechtlichen und finanziellen Risiken.
Um die Anforderungen der Registrierkassenpflicht zu erfüllen, benötigen Unternehmen eine Kassa, die manipulationssichere Aufzeichnungen gewährleistet und über eine Signatur verfügt. Hier sind einige bewährte Anbieter:
Kassandro ist eine moderne, cloudbasierte Registrierkassa, die sich durch ihre einfache Bedienung und hohe Flexibilität auszeichnet. Sie ist für unterschiedliche Branchen wie Gastronomie, Einzelhandel und mobile Dienstleister geeignet und bietet eine manipulationssichere Lösung mit individueller Anpassbarkeit. In Österreich nutzt Kassandro die renommierte Signatur von A-Trust.
hello cash bietet ein benutzerfreundliches, cloudbasiertes Kassasystem, das sich ideal für Kleinunternehmer und Dienstleister eignet. Es verfügt über eine manipulationssichere Signatur und ist besonders durch sein kostenloses Basismodell attraktiv.
ready2order ist eine flexible, cloudbasierte Kassenlösung, die sowohl mobil als auch stationär genutzt werden kann. Die Software entspricht den gesetzlichen Anforderungen und ist für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert.
Speziell für die Gastronomie entwickelt, bietet orderbird eine intuitive Registrierkassa mit umfassenden Funktionen und einer manipulationssicheren Signatur. Sie ermöglicht effiziente Abläufe bei gleichzeitiger Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Praktische Tipps zur Umsetzung
Die Umstellung auf eine gesetzeskonforme Registrierkassa ist für viele Unternehmen ein wichtiger Schritt. Hier sind einige praktische Tipps, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen:
Wie rüste ich mein bestehendes System nach?
Falls du bereits ein elektronisches Kassasystem nutzt, solltest du zunächst prüfen, ob es nachrüstbar ist. Viele Anbieter bieten spezielle Module oder Updates an, die deine Registrierkassa rechtskonform machen. Der Prozess zur Nachrüstung sieht in der Regel wie folgt aus:
- Kontaktaufnahme mit dem Kassensystem-Anbieter
Informiere dich direkt bei deinem Anbieter, ob eine Signatur-Nachrüstung für dein System verfügbar ist. Oftmals bieten Anbieter bereits zertifizierte Lösungen an, die einfach integriert werden können.
- Hardware oder Cloud-Signatur wählen
Du kannst zwischen einer Hardware-Signatur (z. B. als USB-Stick oder SD-Karte) und einer Cloud-basierten Signatur wählen. Beide Varianten sind gesetzlich zugelassen, jedoch bietet die Cloud-Signatur den Vorteil, dass sie weniger wartungsintensiv und flexibler einsetzbar ist.
- Installation und Konfiguration der Signatur
Sobald du die passende Lösung gewählt hast, wird sie entweder durch deinen Anbieter installiert oder kann von dir selbst eingerichtet werden. Achte darauf, dass die Einrichtung korrekt erfolgt, damit die Kasse rechtssicher arbeitet.
- Schulung der Mitarbeiter
Deine Mitarbeiter sollten wissen, wie das neue System funktioniert und welche Pflichten im Umgang mit der Signatur bestehen (z. B. wie bei einem Systemausfall zu verfahren ist).
Checkliste zur Einhaltung der Registrierkassenpflicht
Um sicherzustellen, dass dein Kassensystem alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, kannst du folgende Punkte als Checkliste nutzen:
Wenn du diese Schritte befolgst, bist du auf der sicheren Seite und kannst sicherstellen, dass dein Kassensystem die Signatur-Pflicht erfüllt. Solltest du unsicher sein, ist es sinnvoll, einen Experten hinzuzuziehen, der dich bei der Umsetzung unterstützt.
Fazit zur Registrierkassenpflicht
Die Registrierkassenpflicht sorgt in Österreich für mehr Transparenz und Manipulationssicherheit bei Barumsätzen. Unternehmen, die Registrierkassen verwenden, müssen sicherstellen, dass ihre Systeme manipulationssicher sind und die gesetzlichen Vorgaben erfüllen.
Mit einer modernen, gesetzeskonformen Lösung wie der von Kassandro vermeidest du rechtliche Risiken und stellst dein Unternehmen optimal auf.
Kontaktiere uns für eine individuelle Beratung! Wir helfen dir dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und dein Unternehmen für die Zukunft sicher aufzustellen.
