Die Registrierkassensicherheitsverordnung (kurz RKSV) betrifft alle Unternehmen in Österreich, die eine Registrierkassa im Einsatz haben – sei es im Einzelhandel, in der Gastronomie, bei mobilen Dienstleistern oder in anderen Branchen. Wer Barumsätze verbucht, muss die Vorschriften der RKSV einhalten. Doch was genau regelt die Verordnung? Welche Anforderungen gibt es? Und wie kannst du sicherstellen, dass deine Registrierkassa alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt? Diese und weitere wichtige Fragen beantworten wir in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV)?
- Die wichtigsten Anforderungen der RKSV
- Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die RKSV?
- Welche Unternehmen sind von der RKSV ausgenommen?
- Änderungen ab 2025 – das müssen Unternehmen wissen
- Kassandro als rechtskonforme Lösung für die RKSV
- Fazit: Jetzt handeln, um rechtssicher zu sein
Was ist die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV)?
Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) wurde eingeführt, um Manipulationen an elektronischen Registrierkassen zu verhindern und die steuerliche Transparenz zu erhöhen. In der Vergangenheit war es möglich, Barumsätze durch nicht nachvollziehbare Buchungen zu verschleiern und dadurch Steuern zu umgehen. Um dem entgegenzuwirken, verpflichtet die RKSV Unternehmen mit einer Registrierkassa, ihre Barumsätze über eine manipulationssichere Sicherheitseinrichtung (Signatur) zu erfassen.
Die Verordnung ist seit dem 1. April 2017 in Österreich gültig und betrifft insbesondere Einzelhandel, Gastronomie und Dienstleister, die Barumsätze über eine elektronische Registrierkassa abwickeln. Ziel der RKSV ist es, eine lückenlose und unveränderbare Speicherung aller Transaktionen sicherzustellen, sodass eine prüfbare und transparente Buchführung gewährleistet ist. Während bestimmte Betriebe mit branchenspezifischen Systemen von der Regelung ausgenommen sind, müssen sich die meisten Unternehmen mit den Vorgaben der RKSV auseinandersetzen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Die wichtigsten Anforderungen der RKSV
Um Manipulationen an Registrierkassen zu verhindern und eine transparente Buchführung sicherzustellen, legt die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) mehrere verbindliche Vorgaben fest. Dazu gehören die Signatur, die Belegausgabepflicht sowie die unveränderbare Speicherung von Barumsätzen im Datenerfassungsprotokoll (DEP).
Die Signatur ist das zentrale Element der RKSV und stellt sicher, dass Barumsätze nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden können. Sie kennzeichnet jede Transaktion unveränderbar und verhindert so Manipulationen. Jede Kassa muss zudem mit einem Datenerfassungsprotokoll (DEP) ausgestattet sein, das alle Geschäftsvorfälle chronologisch und revisionssicher speichert.
Ein weiterer wesentlicher Punkt der RKSV ist die Belegausgabepflicht. Jede Transaktion muss mit einem Beleg dokumentiert werden, den Kundinnen und Kunden entweder in Papierform oder digital erhalten. Unternehmen sind zudem verpflichtet, einen QR-Code auf den Belegen auszuweisen, der die Signatur des Barumsatzes enthält und von den Finanzbehörden überprüft werden kann.
Die Einhaltung dieser Anforderungen ist für alle betroffenen Unternehmen essenziell, um steuerliche Risiken zu minimieren und gesetzeskonform zu agieren. Wer gegen die Vorgaben der RKSV verstößt, riskiert empfindliche Strafen und steuerliche Hinzuschätzungen durch das Finanzamt.
Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die RKSV?
Die Nichteinhaltung der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) kann für Unternehmen erhebliche finanzielle Konsequenzen haben. Wer keine gesetzeskonforme Sicherheitseinrichtung nutzt oder gegen die Belegausgabepflicht verstößt, riskiert hohe Geldstrafen. Je nach Art des Verstoßes können Strafen von mehreren tausend Euro verhängt werden.
Besonders kritisch ist, dass das Finanzamt in solchen Fällen eine Hinzuschätzung der Umsätze vornehmen kann. Das bedeutet, dass die Behörden basierend auf Vergleichsdaten oder branchentypischen Durchschnittswerten festlegen, wie hoch die tatsächlichen Einnahmen vermutlich waren. In vielen Fällen führt dies zu einer deutlich höheren Steuerlast, die im Nachhinein fällig wird.
Häufige Fehler, die zu Strafen führen, sind fehlende oder nicht aktivierte Signaturen, das Nichtausstellen von Belegen oder die unsachgemäße Aufzeichnung von Barumsätzen. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Registrierkassa vollständig den gesetzlichen Vorgaben entspricht und regelmäßig überprüft wird, um finanzielle und steuerliche Risiken zu vermeiden.
Welche Unternehmen sind von der RKSV ausgenommen?
Nicht alle Unternehmen müssen die Vorgaben der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) einhalten. Bestimmte Betriebe sind von der Registrierkassenpflicht befreit, weil ihre Geschäftsmodelle entweder keine manipulationsanfälligen Kassenvorgänge beinhalten oder alternative Kontrollmechanismen bestehen.
Dazu gehören Automatenbetreiber, etwa Anbieter von Fahrscheinautomaten, Parkscheinautomaten oder Warenautomaten, bei denen Transaktionen automatisiert und manipulationssicher ablaufen. Weiter sind Unternehmen ausgenommen, deren Kunden nicht mit Bargeld bezahlen; in diesem Fall greift jedoch weiterhin die Pflicht, Belege auszustellen, mindestens aber elektronisch zu übermitteln.
Der Grund für diese Ausnahmen liegt vor allem in der technischen Umsetzbarkeit und dem Kontrollaufwand. In vielen dieser Fälle wäre die Nachrüstung einer Signatur entweder unverhältnismäßig teuer oder technisch nicht praktikabel. Dennoch sollten Unternehmen stets genau prüfen, ob sie tatsächlich von der RKSV befreit sind oder ob alternative Nachweispflichten bestehen.
Diese Verpflichtungen hast du als Unternehmer
- Anmelden des Zertifikates bei FinanzOnline
- Anmelden deiner Registrierkasse bei FinanzOnline
- Übermittlung deines signierter Startbeleg an FinanzOnline
- Zum Jahresende (spätestens am 31.12.) musst du einen signierten Jahresbeleg (=Nullbeleg) auszudrucken. Diesen signierten Jahresbeleg musst du jedes Jahr bis spätestens zum 15. Februar des Folgejahres an das Finanzamt übermitteln.
- Bei endgültiger Außerbetriebnahme musst du einen Schlussbeleg erstellen und diesen an das Finanzamt übermitteln.
- Du musst beachten, dass sämtliche Belege der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen.
Kassandro als rechtskonforme Lösung für die RKSV
Mit der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) sind Unternehmen in Österreich verpflichtet, ihre Registrierkassa gesetzeskonform zu betreiben – und genau hier kommt Kassandro ins Spiel. Als rechtskonforme, cloudbasierte Registrierkassa ist Kassandro mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung von A-Trust ausgestattet und erfüllt somit alle gesetzlichen Anforderungen der RKSV.
Für Unternehmen bedeutet das: keine komplizierten Nachrüstungen, keine Unsicherheiten und volle Rechtssicherheit. Kassandro überzeugt durch eine intuitive Bedienung, die den Geschäftsalltag erleichtert, und bietet gleichzeitig eine manipulationssichere Aufzeichnung aller Barumsätze. Dank der automatischen Speicherung im Datenerfassungsprotokoll (DEP) sind Unternehmen bestens auf Steuerprüfungen vorbereitet und erfüllen alle relevanten Anforderungen.
Wer sich nicht mit den komplexen Anforderungen der RKSV auseinandersetzen möchte, findet in Kassandro eine sichere, effiziente und sofort einsatzbereite Lösung. So bleibt der Fokus auf dem Geschäft, während die Kassa zuverlässig alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt.
Fazit: Jetzt handeln, um rechtssicher zu sein
Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) stellt klare Anforderungen an Unternehmen mit elektronischen Registrierkassen. Seit 2017 ist die Nutzung einer Signatur verpflichtend, und seit 2025 müssen Registrierkassen zudem beim Finanzamt registriert werden. Wer diese Vorgaben nicht erfüllt, riskiert hohe Geldstrafen und steuerliche Hinzuschätzungen.
Um rechtliche Probleme zu vermeiden, sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Registrierkassa gesetzeskonform ausgestattet und korrekt gemeldet ist. Eine moderne, RKSV-konforme Registrierkassa wie Kassandro kann dabei helfen, alle Anforderungen unkompliziert zu erfüllen.
Falls Unsicherheiten bestehen oder eine Umstellung auf ein gesetzeskonformes System erforderlich ist, lohnt es sich, rechtzeitig professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen. So können Sie Fehler vermeiden und bleiben steuerlich auf der sicheren Seite.